Tips Memilih Meeting Room Sesuai Kebutuhan
Memilih meeting room tentunya menjadi pilihan yang menguntungkan. Beberapa manfaat yang didapat yaitu efektivitas waktu, efisiensi biaya, lingkungan yang nyaman dan kondusif, serta jaminan privasi, seperti yang sudah dibahas pada artikel sebelumnya. Namun, dalam memiliki meeting room juga harus selektif agar sesuai kebutuhan dan kenyamanan.
Maka dari itu, pada artikel ini, kita akan membahas tips dalam memilih meeting room sesuai kebutuhan, berikut adalah 4 tips untuk gens sekalian. Simak paparan berikut ya.
1. Menyesuaikan dengan pembahasan rapat
Topik pembahasan rapat akan sangat menentukan proses pemilihan meeting room, karena topik pembahasan akan menentukan jenis rapat serta fasilitas dan kriteria meeting room yang dibutuhkan.
Apabila topik pembahasan rapat mengarah ke arah pertemuan formal, maka akan lebih cocok dengan meeting room yang memiliki gaya minimalis, industrialis dengan kursi dan meja yang tertata rapi.
Sedangkan pertemuan informal atau casual akan cocok dengan meeting room bergaya rustic atau bohemian dengan bean bag dan karpet yang nyaman.
Selain itu, topik pembahasan rapat juga akan menentukan fasilitas meeting apa yang diperlukan. Apakah membutuhkan LCD proyektor, papan tulis, wi-fi, konsumsi, dan lain-lain. Karena fasilitas tersebut tentunya akan mendukung keberjalanan rapat agar komunikatif dan kondusif.
2. Menyesuaikan kebutuhan peserta rapat
Kebutuhan peserta rapat dapat dipertimbangkan dari jumlah partisipan yang mengikuti rapat. Dalam menentukan kapasitas ruangan yang nyaman, lama waktu rapat juga perlu diperhatikan. Apabila rapat membutuhkan waktu yang cukup panjang, maka usahakan tersedia konsumsi atau snack agar peserta dapat fokus selama rapat berlangsung.
Hal penting lainnya, memperhatikan jaminan privasi yang ditawarkan. Karena peserta rapat akan merasa kurang nyaman apabila meeting room dirasa tidak memiliki jaminan privasi yang baik seperti ruangan yang terbuka, tidak kondusif, atau terlalu ramai.
3. Pilihlah lokasi yang mudah ditemukan
Hal yang tidak kalah penting adalah memilih lokasi meeting room di tempat strategis dan mudah di akses oleh peserta rapat. Alangkah lebih baik lokasi meeting room dapat dijangkau oleh transportasi umum. Karena apabila lokasi rapat sulit ditemukan, akan berdampak pada keterlambatan peserta yang mengakibatkan rapat dapat tertunda.
Menentukan lokasi rapat juga dapat dipertimbangkan berdasarkan daerah asal peserta rapat sehingga akan lebih mempermudah peserta rapat untuk sampai di lokasi tepat waktu.
4. Mempertimbangkan Budget
Alokasi biaya untuk menyewa meeting room pasti sudah dianggarkan, maka sebaiknya pilihlah tarif meeting room dengan harga yang sesuai. Jangan lupa untuk menanyakan biaya-biaya tambahan secara detail untuk penggunaan fasilitas kepada penyedia meeting room, hal tersebut akan mempermudah dalam memperkirakan harga total yang akan dibayarkan.
5. Rekomendasi meeting room
Cara mudah untuk memilih meeting room sesuai kebutuhan adalah dengan mencari tau rekomendasi meeting room dari orang-orang terdekat. Hetero Space adalah salah satunya nih, menyediakan meeting room yang nyaman, kondusif, dan strategis, jadi, kalau gens sekalian membutuhkan sewa meeting room, bisa banget ke Hetero Space ya !
Demikian penjelasan mengenai tips memilih meeting room sesuai kebutuhan. Meeting room? Hetero Space aja ?